¿Cómo puedo saber si una empresa está sujeta al régimen común o al régimen simplificado? ¿Tiene una empresa o la está creando, tiene varias preguntas y le gustaría conocer las respuestas?
Lo primero que hay que saber al respecto es que existen dos tipos de sociedades, sociedades mercantiles o denominaciones que son: la sociedad jurídica y la sociedad personal.
Sin embargo, en lo que corresponde a la finalidad del impuesto sobre las ventas, también hay dos responsables: el régimen común y el régimen simplificado.
Pero cómo puedo saber qué definición debo aplicar a cada uno de ellos, bajo qué pautas debo guiarme, entre otras dudas.
Régimen común
Es todo régimen de venta que contribuye a la recaudación de impuestos en un país, esta recaudación puede ser directa e indirecta.
Por lo general, se refieren a los mayoristas, minoristas o proveedores de servicios que generan impuestos.
Pero cómo saber si una empresa entra en el régimen común o en el régimen simplificado, seguimos mencionando detalles sobre el significado del régimen común de ventas.
El estatus de régimen común se puede delegar a todas las personas jurídicas o físicas que vendan productos o presten servicios con IVA.
Los productos gravados con el IVA son los que generan la retención por parte de la empresa, sea ésta una persona física o jurídica.
Esto significa que, en cierto modo, se le considera responsable del impuesto sobre las ventas generado en el curso de determinadas actividades comerciales.
Todas las personas jurídicas que venden productos, bienes o servicios gravados con el impuesto sobre las ventas pertenecen a este régimen común.
Esto significa que en ningún momento puede haber una persona física que cumpla requisitos similares en ambos regímenes de venta.
Régimen simplificado
Esta opción está destinada a todas las personas físicas cuya función principal es vender productos que generan IVA.
Puede considerarse como una legislación fiscal que actúa de manera particular, bajo condiciones y requisitos específicos, en beneficio de un determinado sector.
Este régimen fiscal o legislación se aplica a personas con características especiales, que se consideran «pequeños comerciantes».
Para ello, se tienen en cuenta ciertas características, como sus ingresos en un determinado ciclo impositivo, sus activos y pasivos, entre otros, que los hacen calificar como tales.
Además, no se justifica que cumplan con todas las obligaciones que generan los impuestos sobre las ventas, dada su condición o régimen.
Esto es para determinar el pago real que deben hacer en un momento dado, para no afectarles como pequeños empresarios.
Su base se deriva de la actividad realizada por estos comerciantes, el importe de las ventas y los impuestos que pagan al Estado.
Las empresas que se consideran acogidas al régimen simplificado están exentas de determinados trámites administrativos y fiscales que deben cumplir las acogidas al régimen común.
Cuáles son las obligaciones del régimen común
Los responsables que corresponden al régimen común deben cumplir al pie de la letra una serie de obligaciones, entre las que se mencionan:
1. Llevar la contabilidad
Las empresas pertenecientes al régimen común están obligadas a llevar la contabilidad de todas las operaciones de venta realizadas.
Estos registros contables deben regirse por las normas contables generalmente aceptadas en Colombia y por su organismo competente.
Antes de todo esto, la empresa debe inscribirse en el Registro Mercantil, así como registrar su contabilidad y sus registros comerciales.
2. Inscribirse en el Rut
Asimismo, todas las personas pertenecientes al régimen común deben inscribirse en el RUT o actualizarlo si ya estaban inscritas.
RUT = «Registro Único Tributario».
Para más información sobre la inscripción, visite https://www.dian.gov.co/Transaccional/Paginas/Rut.aspx.
3. Emitir una factura
Al estar obligado a llevar la contabilidad, el contable debe emitir facturas por las ventas realizadas o los servicios prestados por la empresa.
Para la emisión de facturas se debe cumplir con todos los requisitos y basarse en el artículo 617 del Estatuto Tributario.
También hay que mencionar que existen sanciones por incumplimiento establecidas en los artículos 652 y 657 de la citada Ley Tributaria.
4. Declarar el IVA
Las empresas sujetas a este régimen de ventas deben presentar su declaración de IVA en el plazo debidamente establecido.
Esta declaración deberá presentarse ante el organismo competente y en los plazos que el Gobierno considere oportunos.
Asimismo, toda persona física o jurídica que sea agente de retención deberá declarar dichas retenciones en el momento oportuno.
Cabe mencionar que la declaración de impuestos debe ser presentada con el pago correspondiente, de lo contrario será considerada como una «declaración no presentada».
5. Debe informar del cese de sus actividades
Es importante señalar que cualquier persona física o jurídica que se acoja a este sistema común de venta debe presentar a la organización responsable todas las variables que afecten a la continuidad de las operaciones comerciales.
Como las vacaciones, los días festivos, los duelos, entre otros, que implican el cierre de la empresa temporal o definitivamente.
¿Cuáles son las obligaciones del régimen simplificado?
Al igual que el régimen común, el régimen simplificado, a pesar de sus condiciones, también tiene responsabilidades que deben cumplirse al pie de la letra:
Inscribirse como Titular del Régimen Simplificado en el Registro Único Tributario, RUT
El Plan Simplificado también está obligado a inscribirse en el RUT según lo establecido en su Orden y en el organismo correspondiente.
Poseer el libro fiscal para registrar las transacciones diarias
La empresa debe llevar un libro fiscal de operaciones diarias debidamente foliado y destinado a esta función, en este libro debe anotarse la identificación completa del responsable.
El objetivo de este libro es llevar un registro diario de los ingresos del día por ventas o servicios realizados de acuerdo con las facturas emitidas.
También debe presentar un informe de gastos por los costes y tasas generados.
Al final de cada mes, debes sumar los importes de las facturas que tengas, así como los correspondientes a los gastos o costes de la actividad.
Es importante mencionar lo siguiente y citarlo textualmente:
«Los soportes del Libro Tributario de Registro de Operaciones Diarias correspondientes a los registros anteriores deberán conservarse a disposición de la Administración Tributaria durante 5 años a partir del 1 de enero del año siguiente al que se realizaron.
Debe Cumplir con los sistemas técnicos de control
Deben cumplir con los lineamientos establecidos por la DIAN, entidad encargada de implementar los sistemas de control en las actividades relacionadas con los ingresos.
Estos controles se determinarán a partir de la información requerida por el organismo indicado y se utilizarán para determinar las obligaciones fiscales.
Cómo saber si una empresa es régimen común o simplificado
- Definir la condición de empresa legal o natural, ya que las empresas legales pertenecen automáticamente al régimen común.
- Desglosa los ingresos por ventas, los fondos propios y los impuestos pagados en las empresas naturales, ya que las que tienen ingresos anuales inferiores a 104.136.000,oo se definen como de régimen simplificado.
- Indicar el número de establecimientos o locales de la empresa, para ser designado como régimen simplificado, es necesario tener un solo establecimiento.
- Compruebe si la actividad desarrollada está sujeta a una franquicia, canon, concesión, autorización u otro sistema que implique la explotación de terceros, ya que se consideran de régimen común.
- Identificar si el usuario es un usuario aduanero, cuya actividad corresponde al régimen común.
- Comprobar que la empresa no ha celebrado ningún contrato de venta de bienes o de prestación de servicios que supere los 104.136.000 dólares, que se definirán en el procedimiento simplificado.
- Para ser clasificada como empresa del plan simplificado, sus depósitos, depósitos bancarios o inversiones financieras no deben superar los 104.136.000 dólares en ningún momento.
¿Cuáles son las diferencias entre los dos?
- La primera diferencia que hay que destacar es que el régimen simplificado sólo puede ser propiedad de personas que cumplan determinadas condiciones.
- Ambas definiciones pueden pertenecer al régimen común, ya sea como personas físicas o como personas jurídicas.
- En cuanto a la emisión de facturas, los responsables del régimen común deben solicitar autorización para facturar y sólo lo hacen con autorización previa.
- Los responsables del régimen común deben declarar los ingresos, los responsables del régimen simplificado no lo hacen, por regla general, dada su condición.
- Y ante la cuestión de cómo determinar si una empresa está sujeta al régimen común o al régimen simplificado, hay que mencionar que el régimen común se distingue por su formalidad fiscal y el pleno cumplimiento de la ley.
- Las sociedades de régimen simplificado son menos formales pero si se adhieren al sistema tributario actual de Colombia, pero en el fondo con más flexibilidad.
Esperamos que esta pregunta y otras de sus inquietudes hayan encontrado una respuesta sencilla y que a su vez puedan ponerse en práctica sobre Cómo saber si una empresa es régimen común o simplificado.
