Requisitos de una factura de venta

Toda persona o empresa que esté obligada a facturar o que, sin estarlo, quiera emitir una factura de venta, debe cumplir con los requisitos establecidos por la ley.

Cuando expedir o emitir facturas de venta

Se debe emitir una factura de venta cuando el vendedor está obligado a emitir una factura, principalmente desde el punto de vista fiscal.

Quien no esté obligado a emitir una factura de acuerdo con la legislación fiscal puede hacerlo y, en este caso, debe cumplir con los requisitos legales si quiere que sea válida.

Requisitos de facturación del artículo 617 de la Ley del Impuesto.

El artículo 617 de la Ley del Impuesto establece los requisitos que debe cumplir la factura de venta desde el punto de vista fiscal, a saber

• Estar expresamente redactado como una factura de venta.
• Apellidos y nombre o razón social y NIF del vendedor o de la persona que presta el servicio.
• Apellidos y nombre o razón social y NIF del comprador de los bienes o servicios, así como la discriminación del IVA pagado.
• Llevar un número correspondiente a un sistema de numeración consecutiva de las facturas de venta.
• Fecha de emisión.
• Descripción específica o genérica de los artículos vendidos o los servicios prestados.
• Valor total de la transacción.
• El nombre o la razón social y el ITN del impresor de la factura.
• Indique la situación del impuesto sobre las ventas con el registrante.

Un requisito no contemplado en el artículo 617 de la Ley del Impuesto es la resolución de la autorización para facturar, la cual debe estar impresa en la factura respectiva.

De los requisitos anteriores, los siguientes deben estar preimpresos en la factura :

• Estar expresamente redactado como una factura de venta.
• Nombre o apellidos y NIF del vendedor o de la persona que presta el servicio.
• Debe llevar un número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva de facturas de venta.
• El nombre o la razón social y el NIF del impresor de la factura.

Los que emiten facturas en papel en formatos preimpresos no pueden rellenar esta información manualmente.

La omisión de algunos de estos requisitos constituye una irregularidad que puede ser sancionada por la Dian.

Requisitos de facturación a efectos fiscales

El artículo 617 de la Ley del Impuesto establece los requisitos que debe cumplir una factura, en lo que respecta a quien la emite, es decir, el vendedor, pero para que el comprador asuma los costes, gastos e impuestos deducibles, no es necesario que la factura cumpla todos los requisitos del artículo 617.

El artículo 771-2 de la Ley del Impuesto establece que para poder soportar los gastos, deducciones e impuestos deducibles, la factura debe cumplir los siguientes requisitos :

• Apellidos y nombre o razón social y NIF del vendedor o de la persona que presta el servicio.
• Nombre y apellidos o razón social y NIF del comprador de los bienes o servicios, así como la discriminación del IVA pagado.
• Llevar un número correspondiente a un sistema de numeración consecutiva de las facturas de venta.
• Fecha de emisión.
• Descripción específica o genérica de los artículos vendidos o los servicios prestados.
• Valor total de la transacción.

Lo anterior pretende evitar que un contribuyente se vea afectado por errores cometidos por un tercero al emitir una factura, siempre que se cumplan estos requisitos mínimos.

El artículo 771-2 de la Ley Fiscal también exige ciertos requisitos mínimos en el caso de los documentos equivalentes, que son los siguientes

• Apellidos y nombre o razón y NIF del vendedor o de la persona que presta el servicio.
• Llevar un número correspondiente a un sistema de numeración de facturas de venta consecutivo.
• Fecha de emisión.
• Valor total de la transacción.

Lo anterior se aplica cuando se adquieren bienes o servicios a personas que no están obligadas a emitir factura.

Si existe la obligación de emitir una factura, no se acepta el documento equivalente, por lo que es habitual solicitar una copia del número de identificación fiscal del proveedor.

Comparación de requisitos entre el comprador y el vendedor

Los requisitos de la factura que se solicitan a quien la emite (vendedor) no son los mismos que los que se solicitan a quien la recibe (comprador), lo que se puede ver en la siguiente comparación:

Es decir, hay 4 requisitos que no se exigen al que recibe la factura, o lo que es lo mismo, para el comprador, la factura sigue siendo válida a efectos fiscales sin todos los requisitos del 617, siempre que cumpla todos los requisitos del estatuto fiscal 771-2.

Requisitos de la factura de venta como documento de valor

Para que una factura sea legalmente válida y constituya un título válido, debe contener, como mínimo, los requisitos contenidos en el artículo 774 del Código de Comercio, que también remite al artículo 617 de la Ley del Impuesto, que establece lo siguiente:

• La fecha de caducidad, sin perjuicio de lo dispuesto en el artículo 673. A falta de mención expresa de la fecha de vencimiento en la factura, se entiende que ésta debe ser pagada dentro de los treinta días naturales siguientes a su emisión.
• La fecha de recepción de la factura será la fecha de recepción de la misma, con el nombre, la identificación o la firma de la persona responsable de recibirla, según lo establecido en esta Ley.
• El emisor, vendedor o prestador de servicios deberá dejar constancia en el original de la factura del estado del pago del precio o de la remuneración y de las condiciones de pago, en su caso. Los terceros a los que se haya transferido la factura estarán sujetos a la misma obligación.
• Si se cumplen estas condiciones, la factura no constituye un título válido, pero la norma establece que esto no afecta a la validez legal de la empresa que dio origen a la factura.

Para que la factura constituya un documento válido de titularidad, además de los requisitos específicos ya mencionados, deben cumplirse las condiciones establecidas en el artículo 621:

• Mención del derecho incorporado en el documento de titularidad.
• La firma de la persona que lo crea.
• El primer requisito se incorporará a la factura cuando se indique la descripción del servicio o producto facturado y su valor.

Factura para efectos fiscales y de la DIAN

Para que una factura electrónica o impresa sea plenamente imponible, debe cumplir las condiciones establecidas en el artículo 617 de la Ley del Impuesto, que dice lo siguiente

1. Que se refiera expresamente a una factura de venta: esto significa que debemos colocar un encabezado que indique claramente que el documento entregado es una factura y no un presupuesto.
2. Contener los apellidos y el nombre o la razón social y el documento del vendedor o de la persona que presta el servicio: esto significa que debe contener los datos de contacto completos del vendedor. Cabe destacar que la novedad es la necesidad de que el vendedor presente un número de identificación fiscal, NIF para las empresas o RUT para los autónomos. En otras palabras, la factura es imponible si el vendedor está legalmente registrado como contribuyente.
3. Contener los apellidos y el nombre o la razón social y el documento del comprador de los bienes o servicios, así como la discriminación del IVA pagado. Esto es fundamental si el comprador quiere deducir el IVA pagado para hacer referencia a él en su declaración de IVA a la DIAN. Los datos de identificación son los mismos que los del vendedor.
4. Un número que corresponde a un sistema de numeración consecutiva de las facturas de venta: esta numeración no es cualquier número y es un requisito muy importante porque debe ser registrado e ingresado en la DIAN por la empresa. La resolución de este registro debe incluirse en la factura electrónica o impresa.
5. Fecha de emisión: la fecha del día en que el bono es generado por el comprador.
6. Descripción específica o genérica de los artículos vendidos o los servicios prestados.
7. Valor total de la transacción.